إدارة التطوع في المؤسسات والجمعيات الخيرية
مقال بقلم الدكتور جلال عونى
المدير التنفيذى
إدارة التطوع في المؤسسات والجمعيات الخيرية: من التخطيط إلى إنهاء العلاقة
يُعد العمل التطوعي ركيزة أساسية في تنمية المجتمعات وتعزيز روح المشاركة والمسؤولية الاجتماعية. وتلعب المؤسسات والجمعيات الخيرية دورًا محوريًا في تنظيم هذا العمل، من خلال إنشاء إدارة متخصصة تُعنى بجميع جوانبه. يُناقش هذا المقال إدارة التطوع من حيث المفهوم، وأدوار المسؤولين، ومواصفات المتطوع، وميثاق التطوع، والعقد، وشروط إنهاء العلاقة التطوعية.
أولًا: مفهوم إدارة التطوع
إدارة التطوع هي منظومة متكاملة تهدف إلى استقطاب وتدريب وتوجيه المتطوعين، وضمان الاستفادة القصوى من قدراتهم بما يخدم أهداف المؤسسة. كما تهدف إلى إيجاد بيئة تنظيمية تحفز الاستمرارية وتُشعر المتطوعين بأهمية أدوارهم.
ثانيًا: من المسؤول عن إدارة التطوع؟
تعتمد المؤسسات الناجحة في العمل التطوعي على وجود منسق أو مدير للتطوع، يتولى مسؤولية:
1. التخطيط الاستراتيجي للتطوع،
2. اختيار وتوجيه المتطوعين،
3. التنسيق مع الإدارات الأخرى،
4. متابعة الأداء ورفع التقارير،
5. توفير بيئة داعمة وآمنة.
ثالثًا: مواصفات المتطوع المثالي
لضمان فعالية الجهود التطوعية، يجب أن يتحلى المتطوع بعدد من السمات، أبرزها:
1. الالتزام والانضباط،
2. القدرة على العمل الجماعي،
3. احترام القيم المؤسسية،
4. المبادرة وحسن التواصل،
5. امتلاك المهارات المناسبة لطبيعة المهمة.
رابعًا: ميثاق المتطوع
يُعد ميثاق المتطوع وثيقة توجيهية تنظم العلاقة الأخلاقية والسلوكية بين المتطوع والمؤسسة، ويشمل:
1. قواعد السلوك: الالتزام بالأدب، والسرية، والاحترام.
2. التزامات المتطوع: أداء المهام بإتقان، احترام الوقت، طلب الدعم عند الحاجة.
3. حقوق المتطوع: التوجيه، التقدير، بيئة آمنة، الحق في الانسحاب.
4. آلية المحاسبة: تنبيهات، إنذارات، أو إنهاء العلاقة إذا لزم الأمر.
خامسًا: عقد المتطوع
العقد بين المؤسسة والمتطوع هو اتفاق غير ملزم قانونيًا لكنه تنظيمي، ويحدد:
1. طبيعة المهام،
2. مدة التطوع،
3. التزامات الطرفين،
4. قواعد العمل واللباس والسلوك،
5. شروط الإنهاء أو الانسحاب.
سادسًا: الإدارات ذات العلاقة بالتطوع
تشمل إدارة التطوع التعاون مع إدارات أخرى لضمان فاعلية العمل، مثل:
1. الموارد البشرية: التدريب والتأهيل.
2. العلاقات العامة: نشر ثقافة التطوع.
3. إدارة المشاريع: توزيع المتطوعين حسب الحاجة.
4. الإدارة المالية: ضبط الميزانيات المتعلقة بالتطوع.
5. الإدارة القانونية: صياغة العقود وحماية البيانات.
سابعًا: شروط فسخ عقد المتطوع
يجوز إنهاء العلاقة مع المتطوع في حالات متعددة، منها:
1. المخالفات السلوكية والتنظيمية:
1. الإخلال بالواجبات.
2. الانقطاع دون عذر.
3. سوء السلوك أو إساءة استخدام الموارد.
4. الإفصاح عن معلومات سرية.
2. الأسباب التنظيمية أو المشروعة:
1. انتهاء المشروع.
2. عدم الحاجة إلى الدور التطوعي.
3. إعادة هيكلة داخلية.
4. رغبة المتطوع بالانسحاب بعد إشعار مسبق.
آلية الإنهاء:
1. إشعار رسمي.
2. فرصة للتوضيح في حال المخالفة.
3. تقديم شهادة مشاركة عند الانسحاب الطوعي أو الإنهاء غير التأديبي.
خاتمة
تمثل إدارة التطوع عنصرًا حيويًا في نجاح أي مؤسسة خيرية. ومن خلال وضع ميثاق واضح، وعقد منظم، وآليات تواصل فعّالة، يمكن بناء بيئة تطوعية مستدامة ومؤثرة. إن احترام المتطوع وتقدير جهوده لا يقل أهمية عن تنظيم عمله، فكلاهما يصب في تحقيق الأهداف المجتمعية والإنسانية الكبر ى.
